Wanneer de dienst Burenbemiddeling een melding binnenkrijgt, zal eerst nagegaan worden door de coördinator of het conflict in aanmerking komt voor burenbemiddeling.
Vervolgens wordt de bemiddeling opgestart. Eerst zal een intakegesprek plaatsvinden met de melder (klagende partij). Dit kan zowel tijdens een huisbezoek of op de burelen van de bemiddelingdienst. Tijdens dit gesprek gaat de bemiddelaar na wat de ergernissen zijn en wie de betrokken partijen zijn. Indien de eerste partij akkoord gaat met het voorstel tot bemiddeling neemt de bemiddelaar contact op met de tweede partij.
Nadien zal de bemiddelaar een intakegesprek hebben met de tweede partij. Tijdens dit gesprek krijgt ook de tweede partij kans om zijn versie van de feiten te geven.
Wanneer de tweede partij ook akkoord gaat met de bemiddeling, kan er een gezamenlijk gesprek plaatsvinden.
Dit gezamenlijk gesprek of bemiddelingsgesprek zal altijd plaatsvinden op een neutrale plaats (de bemiddelingsdienst, gemeente, wijkcentrum, buurthuis …) zodat beide partijen zich op een evenwichtige basis bevinden. Dit gesprek heeft als doel om een overeenkomst, een oplossing te vinden waar beide partijen zich in kunnen vinden.